Privacybeleid Willem de Zwijgergroep III Dordrecht
De Willem de Zwijgergroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Willem de Zwijgergroep via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De gegevens worden bij de ledenadministratie (penningmeester) bewaard en alleen deze heeft hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
De Willem de Zwijgergroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De Willem de Zwijgergroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een papieren inschrijfformulier. Deze wordt na het kamp vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Willem de Zwijgergroep heeft inzicht in de financiële gegevens.
Online media
De Willem de Zwijgergroep maakt gebruik van een nieuwsbrief/clubblad in Scouting Magazine waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven woonadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Op www.wdzdordt.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Beeldmateriaal
De Willem de Zwijgergroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de Willem de Zwijgergroep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van de Willem de Zwijgergroep is terug te vinden via www.wdzdordt.nl (Leden -> Privacy) en op te vragen via privacy@wdzdordt.nl.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert de Willem de Zwijgergroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via privacy@wdzdordt.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
versie 29-05-2018